确定邀请领导名单

印制请柬、车证

绘制路线图

拟定领导讲话/发言稿

确定参会领导名单、调整领导桌牌

分类、分页打印到会领导名单

电话、实地联系，确定联系人

联系、确定礼仪服装

确定礼仪酬劳

安排接待岗位及人员

落实贵宾室饮水用具

落实签到用具

贵宾室内码放会议材料

打印人名

按顺序码放（单中心、双中心）

收存留用

确定专人现场负责指引签到

收存

在贵宾室安排领导休息候会

将礼品码放适宜位置

确定专人引领领导到主席台就座

确定专人引领领导发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书

再次引领领导进入会场

确定专人引领领导与演员/工作人员合影

直接将领导送到车上，交待行使路线

活动后与领导联系交办、指示及其他需落实事宜

确定发放的文件

集中写作

召开专题会议，修改稿件

修改、定稿

材料装袋

运送文件材料到会议/活动指定地点

摆放主席台，二次检查对版

发放参会人员

收集、运送剩余文件材料

收存剩余文件材料

形成新闻稿：提供相关材料、形成新闻稿件

邀请媒体：联系、落实人员、制签到表

落实宣传效果

信息报送：向主管部门报送

落实场地联系人的联络方式

明确会议始、终时间

明确参会人数，合理摆放桌椅

明确贵宾级别、人数、确定贵宾室

确保各场地卫生

安排车辆、去往住宿地点

确定并公布工作人员房间

发放钥匙

回收钥匙

指派具体负责人

明确各项活动参加人数

落实活动场所、地点

发放活动门票

明确发车时间

明确发车地点及路线

指派每辆车负责人

安排人员乘车

准备对讲机、喊话筒等

进行安全检查、消除隐患

维护活动或会议秩序

活动开始后，在各门备勤

保证出入口通畅，紧急情况下组织人员疏散

根据不同人员类别，引导车辆停放